Polityka prywatności

Jak przetwarzamy dane osobowe?

Jako Medic House Sp. z o.o. w świetle przepisów RODO jesteśmy administratorem Państwa danych osobowych. To oznacza, że odpowiadamy za ich wykorzystanie w sposób bezpieczny, zgodny z umową oraz obowiązującymi przepisami. We wszystkich sprawach dotyczących danych osobowych prosimy o kontakt bezpośrednio z nami, na dane podane na końcu tego dokumentu.

W jakim celu i na jakiej podstawie wykorzystujemy Państwa dane osobowe?

Państwa dane osobowe uzyskane przy pierwszym kontakcie oraz w trakcie wykonywania usług dla Państwa wykorzystujemy w następujących celach:

1. Podjęcia działań na Państwa żądanie przed zawarciem umowy oraz zawarcia i wykonania umowy o świadczenie usług, w tym rejestracji, umawiania i odwoływania wizyt oraz informowania o nagłych zmianach w grafiku przyjęć mogących mieć wpływ na Państwa wizyty (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. b RODO).
2. Udzielania świadczeń zdrowotnych, w tym profilaktyki zdrowotnej, diagnozy medycznej i leczenia, oraz prowadzenia, przechowywania i udostępniania dokumentacji medycznej (podstawa prawna: art. 9 ust. 2 lit. h RODO w związku z art. 6 ust. 1 lit. c RODO oraz przepisami ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta i ustawy o działalności leczniczej). Leczenia ani prowadzenia dokumentacji medycznej nie opieramy na Państwa zgodzie: obowiązek ten wynika wprost z przepisów.
3. Wykonania pozostałych ciążących na nas obowiązków prawnych, w szczególności wystawiania i przechowywania paragonów, faktur oraz dokumentów księgowych, a także udzielania odpowiedzi na reklamacje w terminie i formie przewidzianych przepisami (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. c RODO).
4. Realizacji naszych prawnie uzasadnionych interesów (podstawa prawna: art. 6 ust. 1 lit. f RODO), przez które rozumiemy:
   • ustalenie, dochodzenie i obronę roszczeń (w zakresie danych o zdrowiu dodatkowo art. 9 ust. 2 lit. f RODO),
   • zapewnienie bezpieczeństwa naszych systemów informatycznych i strony internetowej, w tym ochronę przed nadużyciami,
   • tworzenie wewnętrznych zestawień i statystyk na potrzeby organizacji pracy przychodni, w miarę możliwości na danych anonimowych,
   • wsparcie obsługi pacjenta, w tym informowanie o zmianach w grafiku i sytuacjach awaryjnych.

Skąd mamy Państwa dane?

Dane otrzymujemy przede wszystkim bezpośrednio od Państwa, przy rejestracji i w trakcie wizyty. Możemy je otrzymać również od:

• przedstawiciela ustawowego lub opiekuna pacjenta,
• osoby upoważnionej przez pacjenta,
• lekarza kierującego na badanie lub konsultację,
• laboratorium albo pracowni diagnostycznej wykonującej zlecone badania,
• innego podmiotu leczniczego, który prowadził lub kontynuuje Państwa leczenie.

Dane pozyskiwane z tych źródeł mogą obejmować dane identyfikacyjne i kontaktowe, informacje zawarte w skierowaniach, wyniki badań oraz informacje dotyczące stanu zdrowia i przebiegu leczenia.

Które dane należy nam podać?

Zakres wymaganych danych zależy od sposobu rezerwacji. Przy rezerwacji telefonicznej wymagamy co najmniej imienia, nazwiska i numeru telefonu. Przy rezerwacji online konieczne jest również podanie adresu e-mail, ponieważ służy on do przeprowadzenia procesu rezerwacji. Przetwarzamy także dane wymagane do prawidłowego oznaczenia dokumentacji medycznej, w tym datę urodzenia i oznaczenie płci.

W trakcie świadczenia usług wchodzimy w posiadanie innych Państwa danych niezbędnych do identyfikacji (imię, nazwisko, adres, PESEL) i danych o stanie zdrowia oraz udzielonych świadczeniach. Powyższe dane są dokumentacją medyczną w rozumieniu ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta.

Niepodanie danych niezbędnych do zawarcia umowy uniemożliwi dokonanie rezerwacji, natomiast niepodanie danych wymaganych przepisami prawa lub niezbędnych do bezpiecznego udzielenia świadczenia zdrowotnego może uniemożliwić jego udzielenie.

Dane małoletnich pacjentów, opiekunów i osób upoważnionych

Przyjmujemy również pacjentów małoletnich. W takim przypadku przetwarzamy dane dziecka oraz dane jego przedstawiciela ustawowego, w zakresie niezbędnym do udzielenia świadczenia, wyrażenia zgody na jego udzielenie i prowadzenia dokumentacji medycznej. Dane opiekuna faktycznego przetwarzamy wyłącznie w zakresie, w jakim jest on uprawniony do działania na podstawie przepisów prawa, w szczególności gdy wyraża zgodę na przeprowadzenie badania pod nieobecność przedstawiciela ustawowego. Pacjent, który ukończył 16 lat, ma własne prawa wynikające z ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta, w tym prawo do informacji o swoim stanie zdrowia.

Przetwarzamy także dane osób, które pacjent upoważnił do uzyskiwania informacji o stanie zdrowia lub do odbioru dokumentacji medycznej. Zakres tych danych wynika z treści upoważnienia i obejmuje zwykle imię, nazwisko oraz dane kontaktowe. Dane te otrzymujemy od pacjenta.

Jak długo przechowujemy Państwa dane?

1. Dokumentacja medyczna jest co do zasady przechowywana przez 20 lat, licząc od końca roku kalendarzowego, w którym dokonano ostatniego wpisu. Przepisy przewidują od tej zasady wyjątki, w tym okresy krótsze i dłuższe, między innymi dla zdjęć rentgenowskich przechowywanych poza dokumentacją medyczną pacjenta, skierowań i zleceń lekarza, dokumentacji dzieci do ukończenia 2. roku życia oraz w razie zgonu pacjenta wskutek uszkodzenia ciała lub zatrucia (art. 29 ustawy o prawach pacjenta i Rzeczniku Praw Pacjenta).
2. Dane przetwarzane w związku z zawarciem i wykonaniem umowy przechowujemy przez okres niezbędny do jej wykonania, a następnie, w zakresie niezbędnym do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń, do czasu ich przedawnienia. Dane stanowiące dokumentację medyczną przechowujemy przez okresy wskazane powyżej.
3. Dokumenty księgowe i podatkowe przechowujemy przez okres wymagany przepisami prawa podatkowego i przepisami o rachunkowości.
4. Dane przetwarzane na podstawie naszego prawnie uzasadnionego interesu przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji danego celu, nie dłużej jednak niż do skutecznego wniesienia sprzeciwu, chyba że istnieją nadrzędne podstawy dalszego przetwarzania. Dane potrzebne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń przechowujemy do czasu ich przedawnienia.
5. Dane przetwarzane na podstawie zgody przechowujemy do czasu osiągnięcia celu, dla którego zostały zebrane, lub do czasu wycofania zgody, w zależności od tego, co nastąpi wcześniej.

Jak zabezpieczamy Państwa dane?

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne, które mają zapewnić bezpieczeństwo Państwa danych, w tym ochronę przed nieuprawnionym dostępem, ujawnieniem, utratą i zniszczeniem. Komunikacja z naszymi systemami odbywa się z użyciem szyfrowania.

Dostęp do danych mają wyłącznie osoby upoważnione: personel przychodni, pracownicy i współpracownicy oraz dostawcy działający na nasze zlecenie, w zakresie niezbędnym do wykonywania ich zadań i wyłącznie na podstawie nadanych uprawnień. Osoby te są zobowiązane do zachowania danych w poufności.

Komu przekazujemy Państwa dane?

Odbiorcami Państwa danych mogą być:

1. dostawca systemu elektronicznej dokumentacji medycznej i rejestracji online, który przetwarza dane na nasze zlecenie jako podmiot przetwarzający,
2. laboratoria i pracownie diagnostyczne wykonujące zlecone badania,
3. inne podmioty lecznicze oraz osoby wykonujące zawód medyczny, jeżeli jest to niezbędne do zapewnienia ciągłości leczenia,
4. dostawcy usług informatycznych, hostingu i utrzymania strony internetowej,
5. podmioty świadczące usługi księgowe, podatkowe i prawne,
6. podmioty świadczące działalność pocztową lub kurierską,
7. operatorzy płatności elektronicznych, jeżeli korzystają Państwo z takiej formy płatności,
8. sądy, organy i instytucje państwowe, na podstawie wyroku sądu lub innej wiążącej podstawy prawnej.

Rola pozostałych podmiotów, to znaczy czy działają jako podmioty przetwarzające dane na nasze zlecenie, czy jako odrębni administratorzy danych, wynika z zawartej z nimi umowy oraz z przepisów prawa.

Jakich technologii używamy na tej stronie?

Strona medichouse.pl jest stroną statyczną: nie ma na niej formularzy kontaktowych ani kont pacjentów, a rezerwacja wizyty odbywa się w zewnętrznym systemie. Sprawdziliśmy, co faktycznie uruchamia się podczas wizyty na stronie:

1. Pliki cookies i pamięć przeglądarki. Nasza strona nie zapisuje własnych plików cookies ani danych w pamięci lokalnej przeglądarki. Cookies techniczne może zapisać dostawca zabezpieczeń i hostingu strony, jeżeli uruchomi mechanizm ochrony przed nadużyciami; służą one wyłącznie bezpieczeństwu i prawidłowemu działaniu strony.
2. Statystyki odwiedzin. Korzystamy z narzędzia Cloudflare Web Analytics, które zbiera zbiorcze dane o odwiedzinach, takie jak liczba wyświetleń strony, rodzaj urządzenia i kraj. Zgodnie z informacjami dostawcy narzędzie to nie zapisuje plików cookies i nie tworzy identyfikatorów pozwalających śledzić pojedynczego użytkownika między stronami.
3. Mapa dojazdu. Na stronie głównej, na stronie kontaktu oraz w stopce osadzamy mapę z serwisu OpenStreetMap. Jej wyświetlenie powoduje pobranie treści z serwerów tego serwisu, a tym samym przekazanie do niego Państwa adresu IP oraz informacji o przeglądarce.
4. Rezerwacja online. Przyciski rezerwacji przenoszą Państwa na zewnętrzną stronę systemu rezerwacji. Dane podane w tym systemie są przetwarzane w jego ramach; do momentu kliknięcia przycisku nie przekazujemy tam żadnych danych.

Nie używamy Google Analytics, Google Tag Managera, piksela Meta, narzędzi nagrywających zachowanie użytkownika ani reklamowych kodów śledzących. Jeżeli to się zmieni, zaktualizujemy tę politykę i wprowadzimy odpowiedni mechanizm zgody.

Czy Państwa dane trafią poza Europejski Obszar Gospodarczy?

Dokumentacja medyczna i dane rejestracyjne są przetwarzane na terytorium Unii Europejskiej lub Europejskiego Obszaru Gospodarczego. Inaczej jest z danymi technicznymi związanymi z korzystaniem ze strony internetowej:

• strona jest udostępniana za pośrednictwem sieci Cloudflare, której dostawcą jest spółka z siedzibą w Stanach Zjednoczonych, więc dane techniczne, w tym adres IP i informacje o przeglądarce, mogą być przetwarzane także poza EOG. Przekazanie odbywa się przy wykorzystaniu mechanizmów przewidzianych w rozdziale V RODO, w szczególności EU-U.S. Data Privacy Framework albo standardowych klauzul umownych,
• mapa dojazdu pochodzi z serwisu OpenStreetMap, prowadzonego przez fundację z siedzibą w Wielkiej Brytanii. Przekazywanie danych do Wielkiej Brytanii odbywa się na podstawie obowiązującej decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych.

Informacje o zabezpieczeniach stosowanych przy przekazywaniu danych poza EOG można uzyskać, kontaktując się z nami na dane podane na końcu tego dokumentu.

Przysługujące Państwu uprawnienia

Mogą Państwo złożyć do nas wniosek (dotyczący danych osobowych) o:

1. sprostowanie (poprawienie) danych,
2. usunięcie danych przetwarzanych bezpodstawnie,
3. ograniczenie przetwarzania (wstrzymanie operacji na danych lub nieusuwanie, stosownie do złożonego wniosku),
4. dostęp do danych (o informację o przetwarzanych przez nas danych oraz kopię danych),
5. przeniesienie danych do innego administratora danych lub do Państwa (w zakresie określonym w art. 20 RODO).

Wniosek mogą Państwo złożyć:

• e-mailem na adres recepcja@medichouse.pl,
• pocztą na adres: Medic House Sp. z o.o., ul. Biały Kamień 7, 02-593 Warszawa,
• osobiście w recepcji przychodni.

Na wniosek odpowiadamy co do zasady w ciągu miesiąca od jego otrzymania. Jeżeli żądanie jest skomplikowane albo wniosków jest wiele, termin ten może zostać przedłużony o kolejne dwa miesiące, o czym Państwa poinformujemy wraz z podaniem przyczyny. Aby mieć pewność, że wniosek pochodzi od osoby uprawnionej, możemy poprosić o dodatkowe informacje pozwalające Państwa zidentyfikować.

Prawo do usunięcia danych nie obejmuje danych, które mamy obowiązek przechowywać na podstawie przepisów prawa, w szczególności dokumentacji medycznej oraz dokumentów księgowych. W takiej sytuacji nie możemy usunąć danych i wyjaśnimy Państwu powód odmowy. Zakres każdego z wymienionych praw oraz sytuacje, w których można z nich skorzystać, wynikają z przepisów prawa.

Prawo sprzeciwu

W szczególnych sytuacjach mogą Państwo w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec przetwarzania przez nas Państwa danych osobowych, jeżeli podstawą prawną wykorzystania danych jest nasz prawnie uzasadniony interes lub interes publiczny. W takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Państwa wniosku, nie będziemy mogli przetwarzać danych osobowych objętych sprzeciwem na tej podstawie, chyba że wykażemy, iż istnieją:

1. ważne prawnie uzasadnione podstawy do przetwarzania danych, które według prawa uznaje się za nadrzędne wobec Państwa interesów, praw i wolności, lub
2. podstawy do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.

Zgoda

Jeżeli wykorzystanie przez nas Państwa danych nie jest konieczne do wykonania umowy, świadczenia usługi, realizacji obowiązku prawnego lub nie stanowi naszego prawnie uzasadnionego interesu, możemy prosić o wyrażenie zgody na określone sposoby wykorzystania Państwa danych. Udzieloną nam zgodę mogą Państwo w każdej chwili wycofać (nie będzie to wpływać na zgodność z prawem wykorzystania Państwa danych przed cofnięciem takiej zgody).

Zgoda nie jest podstawą leczenia, prowadzenia dokumentacji medycznej ani obsługi rezerwacji wizyty: te działania opieramy na przepisach prawa oraz na umowie. Jeżeli w przyszłości będziemy chcieli przesyłać Państwu informacje marketingowe e-mailem, SMS-em lub telefonicznie, poprosimy o odrębną zgodę, niezależną od leczenia, rezerwacji wizyty i kontaktu z placówką.

Zautomatyzowane decyzje i profilowanie

Nie podejmujemy wobec Państwa decyzji opierających się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu danych i nie stosujemy profilowania, które wywoływałoby wobec Państwa skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na Państwa wpływało.

Skarga

Mogą Państwo wnieść skargę do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych, jeżeli uważają Państwo, że przetwarzanie Państwa danych osobowych narusza przepisy prawa.

Kontakt i informacje

Nasze dane kontaktowe: Medic House Sp. z o.o., ul. Biały Kamień 7, 02-593 Warszawa, e-mail: recepcja@medichouse.pl, tel.: +48 22 253 77 77. Pod te dane prosimy kierować wszystkie sprawy dotyczące ochrony danych osobowych.